Wie richte ich die Abonnementverwaltung (billwerk) ein?

Mit julitec stehen Ihnen alle Tools für erfolgreiche IT-Projekte, mehr Kunden, automatische Abrechnung und entspannten Support zur Verfügung. Mit julitec können Sie:

  • Ihre Kontakte verwalten
  • Aufträge und Rechnungen schreiben
  • Aktivitäten und Teams koordinieren
  • Ihre Kunden-Anfragen verarbeiten
  • Struktur in Ihre Projekte bringen
  • Mit Issues Web- und Softwareprojekte begleiten
  • Abonnements anlegen und verwalten

Alle wichtigen Funktionen des Alltags lassen sich in unter einer Minute ausführen. Das spart Zeit. Auch bei unserer Abonnementverwaltung mittel billwerk haben wir dieses Prinzip umgesetzt.

 

Um die Abonnementverwaltung mit billwerk in julitec einzurichten führen Sie folgende Schritte durch:

 

Schritt 1: billwerk

Zunächst muss julitec als App in billwerk angelegt werden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich in Ihren bestehenden billwerk-Account ein (falls Sie noch keinen billwerk-Account registriert haben, können Sie dies hier kostenlos tun)

  2. In der zentralen Navigationsleiste wählen Sie "Einstellungen" und danach "Meine Apps" am Ende der Leiste.


  3. Vergeben Sie einen Namen (z.B. julitec).

  4. Als "Client Typ" belassen Sie Confidential.

  5. Mit Klick auf "App erstellen" schließen Sie den Vorgang ab.

Damit sind alle nötigen Einstellungen in billwerk vorgenommen. Öffnen Sie in einem neuen Browser Tab nun Ihr julitec. 

 

Schritt 2: julitec

Im ersten Schritt verbinden wir nun unser julitec mit billwerk. Hierfür müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

  1. Wechseln Sie zunächst mithilfe des Zahnrad-Symbols in die "Einstellungen".

  2. Hier tragen Sie unter "Ecosystem" -> "Abonnements (billwerk)" Ihre billwerk-Daten wie folgt ein:
    1. billwerk Url: Als Startwert ist hier https://app.billwerk.com eingetragen. Hier können Sie auch andere Werte hinterlegen (z.B. https://sandbox.billwerk.com), um julitec mit einem Testsystem von billwerk zu verbinden.

    2. Client Id: Diesen Wert finden Sie in billwerk bei der in "Schritt 1: billwerk" erstellten App unter der Bezeichnung "Id".

    3. Client Secret: Diesen Wert finden Sie in billwerk bei der in "Schritt 1: billwerk" erstellten App unter der Bezeichnung "Secret".

    4. Api Key: Diesen finden Sie in Ihrem billwerk-System in den Einstellungen unter "Self-Service-Zugang" unter der Bezeichnung "".

    5. Payment Bearer: Hierbei handelt es sich um den Zahlungsanbieter, der für Ihre Abonnements verwendet werden soll. Diese werden in billwerk in den Einstellungen unter "Zahlungseinstellungen" verwaltet. Verwenden Sie z.B. WireCard als Zahlungsanbieter tragen Sie den Wert "Wirecard" ein. Andere mögliche Werte finden Sie hier.


       
  3. Sind alle Werte eingetragen, speichern Sie Ihre Eingaben. Nun müssen wir 2 Fälle unterscheiden:
    1. Erstmalige Eingabe der Daten: Sollten Sie Ihren julitec Account zum ersten mal mit billwerk verbinden, können Sie direkt mit Schritt 3: Ein Abonnement anlegen weitermachen.

    2. Änderung der Daten: Falls Sie julitec bereits erfolgreich mit billwerk verknüpft haben und nun den billwerk-Account abändern möchten (z.B. bei Umstellung von Demo-Umgebung auf Live-System), muss ein weiterer Schritt durchgeführt werden.


  4. Bei der ersten Verknüpfung von julitec und billwerk führt julitec automatisch die restlichen Anpassung in billwerk durch. Bei einem Wechsel des billwerk-Accounts müssen diese Anpassungen manuell durchgeführt werden. Hierfür gehen Sie bitte wie folgt vor:
    1. Rufen Sie in julitec die URL https://preview.julitec.com/Pactas/WebhookUrl auf  und kopieren Sie den angezeigten Link in die Zwischenablage.

    2. Wechseln Sie nun in Ihr billwerk System unter "Einstellungen" -> "Webhooks". 

    3. Dort fügen Sie im Feld "URL" die gespeicherte Url ein und wählen bei "Aktionen" folgende 4 Werte: AccountCreated, ContractChanged, CustomerChanged und InvoiceCreated.

    4. Abschließend klicken Sie "Webhook erfassen" um den Vorgang abzuschließen. Fertig!

 

Schritt 3: Ein Abonnement anlegen

Nun testen wir die Integration, indem wir unser erstes Abonnement anlegen.

  1. Wechseln Sie hierfür in den gewünschten Kontakt. 

  2. Im Kontextmenü klicken Sie neben dem Button "Aufgabe anlegen" auf den Pfeil und wählen den Eintrag "Abonnement anlegen". 


  3. Stellen Sie nun Ihr Abonnement zusammen und wählen Sie "Überprüfen & Zahlungsdaten eingeben".


  4. Nun müssen nur noch die Zahlungsdaten eingeben werden. Zum testen wählen wir in diesem Fall die Option "Rechnung" und schließen den Prozess mit "Abonnement anlegen" ab. Fertig!


  5. Nach erfolgreicher Durchführung befinden wir uns wieder in der Kundenmaske inklusive Daten des billwerk Vertrags.
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