Gruppen & Rechte Verwaltung

Gruppen

Grundsätzlich lautet unsere Empfehlung, möglichst viele Informationen für alle Mitarbeiter freizugeben – das stärkt die Zusammenarbeitet und beflügelt Ihren Vertrieb und Ihre Kundenbetreuung.

Doch natürlich gibt es Fälle, in denen eine Zugriffsbeschränkung sinnvoll ist. Zum Beispiel sind bestimmte Kontakte nur für die Buchhaltung interessant, und der Praktikant soll Projekte zwar sehen, aber nicht bearbeiten können. Mit Gruppen können Sie:

  • Anwender in Abteilungen gruppieren
  • Arbeitsgruppen definieren
  • Zugriff auf einzelne Bereiche (wie Aufträge oder Projekte) sperren

Beginnen Sie damit zunächst eine Gruppe anzulegen.

  1. Gehen Sie hierfür über das "Zahnrad-Symbol" zu "Account & Benutzer" und weiter zu "Gruppen".
  2. Dort können Sie mittels "Gruppe anlegen" neue Gruppen erstellen oder bereits bestehende editieren. Legen Sie eine neue Gruppe an.
  3. Vergeben Sie zunächst einen Namen und legen Sie die Berechtigungen fest. 

 

Anschließend können die Benutzer Gruppen zugeordnet werden.

  1. Wechseln Sie hierfür auf den Reiter "Benutzer".
  2. Wählen Sie im Kontextmenü des Benutzers "Bearbeiten" aus.
  3. Hier können Sie nun Ihre angelegte Gruppen auswählen.

 

Rechte

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, mit der Rechte-Verwaltung den Zugriff für einzelne Datensätze wie Kontakte, Projekte, Aufträge, Historieneinträge, Dokumente und sogar von eigenen Tabellen zu beschränken und nur für bestimmte Benutzer und Gruppen zu erlauben.

Hierfür finden Sie beim Anlegen und Bearbeiten des jeweiligen Datensatzes im unteren Bereich rechts ein Augensymbol. Klicken Sie darauf um die Rechte Einstellungen zu öffnen.

 

Nun können Sie die gewünschten Zugriffsrechte setzen:

  • Alle: Sichtbar für alle (Standard)
  • Mich: Nur sichtbar für Ihren Benutzer
  • Mein Team: Nur sichtbar für Mitglieder einer Ihrer Gruppen
  • Individuell: Hier können Sie individuell Gruppen und Benutzer hinterlegen

 

Hinweis: Verfügt ein Benutzer über administrative Rechte, kann er immer alle Datensätze sehen. 

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