Wie schreibe ich Briefe mit Vorlagen?

In julitec können Sie Ihre Briefe mithilfe von Vorlagen schnell und einfach erstellen. Die Briefvorlagen helfen Ihnen dabei, Briefe mit gleichem Inhalt an mehrere Personen mit einem Klick zu erstellen.

Die Vorlagen für Briefe können dabei nicht nur für gewöhnliche Geschäftsbriefe verwendet werden, sondern auch für Anschreiben, Teilnahmebestätigungen, Vereinbarungen, Zertifikate usw.. 

 

Stammdaten hinterlegen

In julitec ist standardmäßig eine Briefvorlage vorhanden, um mit einem Klick einen vorgefertigten Brief an einen Kontakt zu formulieren.

Achten Sie hier darauf, dass Sie die Stammdaten in den Einstellungen richtig ausgefüllt haben. Falls Sie noch nicht alle Daten eingetragen haben, gehen Sie auf "Einstellungen" -> "Allgemein" und tragen Sie alle Ihre Stammdaten nach. 

 

Wie kann ich mit der Standardvorlage einen Brief schreiben?

Einen neuen Brief können Sie nun in einem Kontakt mit dem Aktionsbutton "Brief schreiben" erstellen.

Tipp: Wenn Sie sich in einer Adresse befinden, wird nur die Hauptanschrift ohne einen Ansprechpartner angefügt. Möchten Sie einen Ansprechpartner mit ausgeben, wählen Sie die Aktion "Brief schreiben" direkt in einem Ansprechpartner oder in der Ansprechpartnerliste.

 

Nun wählen Sie entweder die zu verwendende Vorlage aus, oder klicken auf "Dokument erzeugen" ohne eine Vorlage auszuwählen, um die Standardvorlage zu verwenden. Der vorgefertigte Brief wird nun heruntergeladen.

 

Wie unten zu sehen ist, werden alle relevanten Daten aus Ihren Stammdaten, aus der Adresse des Empfängers und Ihrem Benutzer geladen. Der Brief kann jetzt um einen Betreff ergänzt und der passende Fließtext von Ihnen verfasst werden. 

Danach speichern Sie das Dokument lokal auf Ihrem PC ab und können es ausdrucken und/oder verschicken. Vergessen Sie dabei nicht das Dokument beim Kunden in julitec abzuspeichern, falls Sie es später nochmals benötigen.

Tipp: Beim Hochladen eines Dokuments wird immer automatisch ein Historieneintrag mit einer Vorschau angelegt. Sie brauchen also keinen zusätzlichen Historieneintrag über diese Aktion mit dem Kunden anlegen. 

 

Wie lege ich eine neue Briefvorlage an?

Um eine neue Briefvorlage anzulegen, laden Sie zuerst die Standardvorlage für Briefe herunter. Gehen Sie dazu in die "Einstellungen" von julitec und dann auf den Knoten "Briefe". Klicken Sie nun auf "Standard-Vorlage herunterladen".

 

Bearbeiten Sie nun die heruntergeladene Standardvorlage nach Ihren Wünschen und fügen Sie ggf. gewünschte Platzhalter ein. Speichern Sie danach das Dokument lokal auf Ihrem PC, um die Änderungen zu speichern.

Klicken Sie auf "Neue Vorlage anlegen", um die neue Briefvorlage zu benennen. In unserem Fall haben wir eine Partnervereinbarung für Vertriebspartner erstellt und wollen diese nun in julitec hinterlegen. Wählen Sie dann das bearbeitete Dokument aus und wählen Sie "Vorlage anlegen", um die Vorlage in julitec zu speichern.

 

Um die neue Briefvorlage anwenden zu können, gehen Sie wie im oberen Kapitel bereits beschrieben vor und wählen Sie außerdem die zu verwendende Vorlage aus. Wenn Sie auf "Dokument erzeugen" klicken wird Ihnen anhand der Vorlage ein voll ausgefülltes Dokument erzeugt und automatisch heruntergeladen. 

 

 

 

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