Wie verknüpfe ich Kontakte und Projekte?

julitec ist eine der besten und einfachsten Arten all Ihre Kontakte zu verwalten. Aber julitec bietet Ihnen zusätzlich einen komplett eigenen Bereich für Projekte an. Damit sind nicht nur die typischen Bauprojekte gemeint, sondern auch Veranstaltungen, Immobilien oder eine Marketingoffensive können als Projekte angelegt werden.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie Ihre Kontakte und Projekte miteinander verknüpfen.

 

Beispiel

Wir nehmen an, wir sind für die Organisation des diesjährigen Oktoberfests verantwortlich. Bei diesem Projekt sind die Sicherheitsfirma "Rufus und Wenzel" sowie der Aussteller "Riesen & Rad" beteiligt. Beide Kontakte sind bereits im System angelegt.

 

1. Am Anfang steht das Projekt

Wir beginnen damit unsere Veranstaltung "Oktoberfest 2014" als neues Projekt in julitec anzulegen. Nachdem wir nun all unsere Daten eingegeben und gespeichert haben, gelangen wir in die Übersicht des Projektes.

So nützt uns unser Projekt jedoch noch wenig, denn wir möchten gerne wissen, wer an diesem Projekt beteiligt ist, welche Kommunikation stattgefunden hat und welche Aufgaben anstehen. Beteiligt ist hier das richtige Stichwort, denn in julitec ordnen Sie Ihre Kontakte als Beteiligte einem Projekt zu. 

 

2. Beteiligte zuordnen

Als erstes wollen wir die Sicherheitsfirma "Rufus & Wenzel" unserem Projekt zuordnen (Hinweis: Die benötigten Kontakte müssen vorher angelegt werden). Und das geht so:

  1. Auf der rechten Seite finden Sie alle Aktionen, die Sie für das Projekt ausführen können. Dort finden Sie auch die Aktion "Beteiligten hinzufügen". Klicken Sie darauf.
  2. Im nun angezeigten Fenster fangen wir im ersten Feld einfach an zu tippen und wählen "Rufus & Wenzel" aus.
  3. In der Auswahl für "Beteiligt als" wählen wir "Dienstleister".
  4. Anschließend speichern Sie die Eingabe mit "Beteiligten hinzufügen".

 

Nach dem Speichern befinden wir uns automatisch im Reiter "Beteiligte", aber was ist nun genau passiert? Wir haben unsere Sicherheitsfirma nicht nur diesem Projekt zugeordnet, julitec ermöglicht es zusätzlich diese Verknüpfung auch noch zu kategorisieren.

Diese Kategorisierung wird in julitec als Beteiligungsart bezeichnet. Wir haben also unsere Sicherheitsfirma als Dienstleister mit dem Projekt "Oktoberfest 2014" verknüpft.

Als nächstes wollen wir den Betreiber des Riesenrades hinzufügen. Dafür gehen wir genauso vor wie bei unserer Sicherheitsfirma.

Wir wissen nun, dass wir unserem Kontakt eine Beteiligungsart zuweisen können. Doch von den Vorschlägen ist irgendwie nichts passendes dabei. Wir bräuchten hier eine neue Beteiligungsart wie "Aussteller". Kein Problem, denn julitec ist auch hier komplett anpassbar. Lassen Sie uns also im nächsten Schritt eine neue Beteiligungsart erstellen.

 

 

3. Beteiligungsarten

Hierfür müssen wir zunächst in die entsprechenden Einstellungen wechseln:

  1. Fahren Sie mit der Maus oben rechts über das Zahnrad-Symbol und ein Untermenü öffnet sich.
  2. Hier wählen Sie den zweiten Eintrag "Einstellungen".
  3. Wechseln Sie nun auf den Reiter "Projekte" und dort weiter auf "Beteiligte".

Nun sehen Sie zunächst die bereits standardmäßig hinterlegten Beteiligungsarten:

  • Kunden
  • Dienstleister

Nun wissen wir auch, woher die vorher verwendeten Auswahlwerte kamen. Lassen Sie uns nun eine neue Beteiligungsart erstellen. Hierfür klicken Sie einfach auf das + Symbol neben der Überschrift Beteiligungsarten. Schon erscheint eine neue Zeile, in die wir unsere Bezeichnung "Aussteller" eintragen. Fertig.

Wechseln wir nun zurück in das Projekt "Oktoberfest 2014(Tipp: Klicken Sie einfach direkt oben in das zentrale Suchfeld. Hier werden Ihnen die zuletzt geöffneten Kontakte und Projekte angezeigt). Hier können wir unseren Aussteller auch mit der korrekten Beteiligungsart anlegen. Und schon füllt sich unser Projekt, schön sauber gegliedert.

 

4. Nun spielt alles zusammen

Wechseln wir abschließend zurück in den Kontakt "Riesen & Rad", indem wir einfach auf den Firmennamen in der aktuellen Liste klicken. Dort finden wir unter dem Reiter Projekte unser Projekt "Oktoberfest 2014".

Wenn Sie nun z.B. im Kontakt "Riesen & Rad" einen neuen Historieneintrag erfassen, können Sie diesen nun auch dem Projekt "Oktoberfest 2014" zuordnen. Öffnen Sie nun das Projekt, taucht die Historie auch hier auf.

Das gleiche gilt auch andersherum. Wenn Sie also lieber von einem Projekt aus arbeiten und eine Historie in einem Projekt erfassen, können Sie diese direkt einem Beteiligten zuordnen.

Dies gilt nicht nur für Historien, sondern auch für:

  • Aufgaben
  • Termine
  • Aufträge
  • Dokumente

Damit müssen Sie alle Daten nur einmal eingeben, finden sie jedoch immer an den Stellen wo sie benötigt werden.

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