Wie lege ich eine Firmen-/Behördenstruktur an?

Mit julitec können Sie schnell und einfach sämtliche Kontakte erfassen:

  • Adressen
    Firmen
    und Organisationen legen Sie in julitec als Adresse an.

    Auch wenn Sie Privatkunden betreuen, legen Sie diese als Adresse an.
     
  • Ansprechpartner
    Mitarbeiter legen Sie als Ansprechpartner zur entsprechenden Adresse der Firma/Organisation an.

Auch komplexere Unternehmensstrukturen können Sie mit julitec abbilden, z.B. eine Organisation, die aus mehreren Unterorganisationen besteht. Im folgenden Beispiel legen wir Schritt für Schritt eine Behördenstruktur an.

 

Beispiel

Wir nehmen an, wir wollen das Land Bayern (Bayerische Staatskanzlei), dessen Umweltministerium (Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz) und den Lieferant für Catering (Catering Kunz & Sohn) anlegen. 

 

1. Alles beginnt mit Adressen

Keine Struktur ohne entsprechende Daten. Lassen Sie uns deshalb zunächst alle benötigten Organisationen und Lieferanten anlegen. Sie erinnern sich, in julitec werden diese als Adressen hinterlegt. Wir legen also zunächst das "Land Bayern – Bayerische Staatskanzlei" als neue Adresse an.

Hier hinterlegen wir nur diejenigen Mitarbeiter, die direkt in der Staatskanzlei arbeiten. So können wir zur Adresse "Land Bayern – Bayerische Staatskanzlei" den Ansprechpartner "Horst Seehofer" hinzufügen: 

 

In der selben Weise legen wir die Adressen "Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz" sowie "Catering Kunz & Sohn" an.

Nun haben wir zwar alle Kontakte angelegt, doch noch ist keine Behördenstruktur zu erkennen. Dies ändern wir durch den Einsatz von Beziehungen:

Beziehungen sind der beste Weg, wenn es darum geht, Ihre Kontakte miteinander in Verbindung zu bringen. Sei es nur, um zu hinterlegen wer einen Kontakt empfohlen hat, oder zur Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen. Durch die einfache Anpassbarkeit von julitec haben Sie hier fast unendliche Möglichkeiten. Aber ich greife vor, lassen Sie uns damit weitermachen unsere neuen Adressen in Beziehung zu setzen. 

 

2. Beziehungen anlegen

Um nun unsere Beziehungen einzusetzen, wechseln wir zurück zu unserer Hauptadresse "Land Bayern – Bayerische Staatskanzlei" (Tipp: Klicken Sie einfach direkt oben in das zentrale Suchfeld. Hier werden Ihnen die zuletzt geöffneten Adressen angezeigt). 

  1. Wählen Sie links den Reiter Beziehungen und dort Beziehung anlegen.
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü "wird beliefert von".
  3. Suchen Sie im nachfolgenden Feld nach unserem Catering Unternehmen "Catering Kunz & Sohn", indem Sie einfach die ersten Buchstaben eintippen.
  4. Zusätzlich können Sie noch einen Kommentar hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Beziehung anlegen.

 

Sie werden sich nun Fragen: Wozu musste ich "wird beliefert von" auswählen und was bedeutet diese Auswahl überhaupt?

In julitec können Sie nicht nur Beziehungen zwischen Kontakten anlegen, es ist zusätzlich möglich diese Beziehungen mithilfe der Beziehungsarten zu unterscheiden. Diese Typisierung kann äußerst hilfreich sein:

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen arbeitet mit Vertriebspartnern zusammen, die Interessenten für Ihr Produkt gewinnen. Kauft dieser Interessent später, ist es hilfreich zu wissen, welcher Partner nun diesen Neukunden gewinnen konnte. Hierfür können Sie einfach eine Beziehung zwischen dem Partner und dem Interessenten mit der Beziehungsart "wurde uns empfohlen von" anlegen. Und schon ist alles sauber und nachvollziehbar hinterlegt.

Nun aber weiter mit unserem Beispiel. Wenn wir nun die Adresse des Umweltministeriums mit der Adresse des Landes Bayern in Beziehung setzen wollen, fällt auf, dass es keine passende Beziehungsart hierfür gibt. Wir benötigen hier etwas in der Richtung "hat Ministerium". Doch das Schöne an julitec, Sie können das System einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Also werden wir im nächsten Schritt eine neue Beziehungsart anlegen. 

 

3. Neue Beziehungsart erstellen

Hierfür müssen wir zunächst in die entsprechenden Einstellungen wechseln:

  1. Fahren Sie mit der Maus oben rechts über das Zahnrad-Symbol und ein Untermenü öffnet sich.
  2. Hier wählen Sie den zweiten Eintrag Einstellungen.
  3. Wechseln Sie nun auf den Reiter Adressen und dort weiter auf Beziehungen.

Nun sehen Sie zunächst die bereits standardmäßig hinterlegten Beziehungen:

  • hat uns weiterempfohlen an / wurde uns empfohlen von
  • ist Lieferant von / wird beliefert von
  • ist Tochterunternehmen von / ist Mutterunternehmen von

Nun wissen wir auch, woher die vorher verwendeten Auswahlwerte kamen. Lassen Sie uns nun eine neue Beziehungsart für das Ministerium erstellen. Hierfür klicken Sie einfach auf neue Beziehungsart anlegen:

  1. Als Beziehungsart lassen wir 2 Richtungen ausgewählt.
  2. In das erste Eingabefeld tragen wir "hat Ministerium" ein.
  3. In das zweite Eingabefeld tragen wir "ist Ministerium von" ein.
  4. Abschließend wird die Eingabe gespeichert.

Nun taucht unsere neue Beziehungsart auch in der Liste auf, aber was genau haben wir gerade angegeben? Hier ein Erklärung der verschiedenen Typen von Beziehungsarten:

  1. Zwei Richtungen
    Gilt für Beziehungen mit zwei unterschiedlichen Richtungen wie z.B. "wird beliefert von / ist Lieferant von". Sobald Sie also eine Adresse 1 mit der Beziehungsart "wird beliefert von" mit einer Adresse 2 verknüpfen, ist Adresse 2 automatisch mit der Beziehungsart "ist Lieferant von" mit Adresse 1 verknüpft.

     
  2. In beiden Richtungen gleich
    Gilt für wechselseitige Beziehungen wie z.B. "ist befreundet mit", die in beiden Richtungen gleich lauten.

Nachdem wir nun alles eingerichtet haben, wechseln wir wieder in unsere Adresse des Landes Bayern zurück (Sie erinnern sich? Am schnellsten direkt über das zentrale Suchfeld). Hier legen wir wie in Schritt 2 eine neue Beziehung an und können nun für das Umweltministerium die Beziehungsart "hat Ministerium" auswählen.

Wenn Sie nun in die Adresse des Umweltministeriums wechseln (Tipp: Klicken Sie hierfür einfach auf die Adresse in der Beziehungsliste), finden Sie dort direkt in der Übersicht die Beziehung "ist Ministerium von Land Bayern - Bayerische Staatskanzlei".

Fertig, so einfach können wir eine komplette Behördenstruktur mit julitec abbilden.

 

Tipp: Beziehungen zwischen Ansprechpartnern
Natürlich können Beziehungen nicht nur zwischen Adressen definiert werden. Sie können problemlos auch Ansprechpartner untereinander oder mit Adressen verknüpfen.

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