Wie kann ich meine Adressen und Ansprechpartner importieren?

Ihre vorhandenen Adressen können Sie ganz einfach aus Excel- und CSV-Dateien einlesen. Damit Sie schnell und mit sauberen Daten starten können, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:

 

Schritt 1: Daten exportieren

Zuerst exportieren Sie Ihre vorhandenen Daten als Excel- oder CSV-Datei. Egal ob Sie Ihre Daten bisher in Microsoft Outlook oder Lexware verwalten - die meisten Programme bieten genau diesen Export an. 

 

Schritt 2: Datei vorbereiten und bereinigen

Im Lauf der Zeit sammeln sich Karteileichen, und viele Informationen veralten. Der Wechsel zu julitec ist die ideale Gelegenheit, um aufzuräumen. Also: Sehen Sie die Excel-/CSV-Datei durch, löschen Sie veraltete Datensätze und prüfen Sie die verbleibenden.

Tipp: Die erste Zeile Ihrer Importdatei sollte Spaltenüberschriften enthalten (z.B. Firma, PLZ, etc.).

So können Sie im nächsten Schritt viel einfacher zuordnen, welche Spalte Ihrer Importdatei in welches Feld von julitec importiert werden soll.

 

Schritt 3: Datei importieren

Jetzt kommt der große Moment: Melden Sie sich in julitec an. Um einen Adressimport durchführen zu können, müssen Sie selbst Administrator sein.

Klicken Sie auf "Kontakte" im Hauptmenü, um die zentrale Kontaktliste zu öffnen. Hier klicken Sie auf den Button "Kontakte importieren" (dieser befindet sich rechts neben der Liste).

 

Datei wählen

Wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten. Wenn Sie - wie in Schritt 2 empfohlen - Spaltenüberschriften in der ersten Zeile der Datei hinzugefügt haben, lassen Sie das entsprechende Häkchen angeklickt.

Klicken Sie auf "Weiter". Ihre Datei wird nun hochgeladen und geprüft.

Hinweis: Die Prüfung kann ein paar Minuten dauern - je nach Größe Ihrer Datei. Bitte warten Sie, bis die Prüfung abgeschlossen und der nächste Schritt angezeigt wird.

 

 

Felder zuordnen

Bitte wählen Sie jetzt für jede Spalte Ihrer Importdatei, die Sie importieren möchten, aus, in welches Feld von julitec die Spalte importiert werden soll. 

Tipp: Wenn Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Importdatei so benennen wie die Felder in julitec, werden diese sogar automatisch zugeordnet.

Wenn Sie eine Spalte nicht importieren möchten, wählen Sie statt eines Felds in julitec den Eintrag "Nicht importieren".

Wenn Sie alle gewünschten Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf "Vorschau zeigen". Falls sich beim Import Fehler eingeschlichen haben, klicken Sie auf "Abrechen", ansonsten können Sie nun den "Import starten".

 

Import von Adressen und Ansprechpartner

Sie können nicht nur Adressen sondern gleichzeitig auch die entsprechenden Ansprechpartner dieser Adressen importieren. 

Hierfür sind folgende Dinge bei der Feldzuordnung zu beachten:

  1. Dem Vornamen des Ansprechpartners wird das Feld Vorname zugeordnet.
  2. Dem Nachnamen des Ansprechpartners wird das Feld Nachname zugeordnet.
  3. Dem Firmennamen wird das Feld Firma zugeordnet.
  4. Zusätzlich empfehlen wir als Abgleichkriterium "Vorhandene Adressen anhand Firmenname aktualisieren" auszuwählen.

 

Tipps

  • Prüfen Sie vor dem Import, ob es für jede Spalte in Ihrer Importdatei auch ein entsprechendes Eingabefeld in julitec gibt, in das Sie die Spalte importieren können. Fehlt ein Eingabefeld, können Sie dieses ganz einfach in den "Einstellungen" hinzufügen.
  • Manchmal ist es notwendig die bestimmten Felder mit Hilfe von Importvorgang zu leeren. Verwenden Sie dafür den Wert *EMPTY* in den Spalten der Import Datei. 
  • Sie können maximal 2.000 Datensätze pro Datei importieren. Haben Sie mehr Datensätze, können Sie diese auf mehrere Importdateien aufteilen.
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